[BLOG] 2 maal aan de kassa passeren breekt bedrijf zuur op
 

Hrcheckup helpt de KMO's bij de optimalisering van hun personeelsbestand om maximaal in orde te zijn met de sociale wetgeving, efficiënt en betaalbaar. 




2 x aan de kassa passeren breekt bedrijf zuur op

Waar gebeurd verhaal:

Een werknemer is actief als verkoper en doet veel de baan. Een bevriende boekhouder raadt hem aan om zijn reële beroepskosten aan te geven in zijn aangifte personenbelasting om minder belastingen te moeten betalen.
De fiscus merkt echter dat de werknemer per maand € 150 netto "kosten eigen aan de werkgever" ontvangt. Ze sturen een brief naar de werkgever om dit bedrag toe te lichten.
Gevolg: de fiscus verwerpt de reële beroepskosten wegens dubbel gebruik. De fiscus voert nadien een diepgaander controle uit bij de werkgever voor alle andere 15 werknemers die kosten eigen aan de werkgever ontvangen. De fiscus tipt dan de RSZ, die ook nog eens langskomt "met de haagschaar" om extra RSZ te innen op vermeende te hoge beroepskosten.


Wetgeving:

De toekenning van forfaitaire bedragen voor kosten eigen aan de werkgever is toegelaten. Dit kan via maandvergoedingen of dagvergoedingen, maar het moet in overeenstemming zijn met de realiteit. De RSZ heeft hierover zelfs een circulaire gepubliceerd die zij hanteren bij controles. De werknemer mag of kan in de meeste gevallen dan géén reële kosten meer opnemen in zijn aangifte, want vaak komen dezelfde soorten beroepskosten terug (home office, internet, baankosten, ..). Er is dan sprake van dubbel gebruik met verwerping als gevolg. Als werknemer kies je dus best voor de forfaitaire aftrek van beroepskosten.

Tips:

  • Maak een policy op voor kosten eigen aan de werkgever, in lijn met de circulaire van de RSZ.
  • Splits de bedragen op en voorzie een aangepaste opbouw afhankelijk van de functies.
  • Zorg dat deze met de praktijk overeenkomen en desgevallend te staven zijn.
  • Voorzie een clausule in het contract dat de werknemer niet het recht heeft om reële beroepskosten aan te geven in zijn aangifte personenbelasting.
  • Doe dit best ook met werknemers die een vergoeding voor woon-werk verkeer ontvangen, anders dreigen ook zij de € 380 netto vrijstelling per jaar te verliezen.
  • Voorzie een clausule dat een kostenvergoeding functie gebonden is en vatbaar voor aanpassingen.
  • Voor baankosten verkiezen inspectiediensten soms dagvergoedingen boven maandvergoedingen (cf. wat tijdens vakantie?), maar het moet dan wel gaan over werknemers in buitendienst.
  • Dagvergoedingen kan je moeilijker toekennen als de werknemers (regelmatig) op kantoor werken.
  • Geef ook geen home office aan gewone bedienden, want dan kom je in de situatie van prestaties buiten de arbeidsduren (afwijkingsregister, overuren, ..).
  • Aan structurele thuiswerkers kan / moet je wel een forfait toekennen, maar pro rata van aantal dagen per week dat ze thuis werken. Voorzie wel een contractbijlage in zo een geval.
  • Betaal parallel geen parkeerkosten, internet en andere kleine onkosten via facturen of kosten declaraties als je een forfaitaire vergoeding toekent.
  • Let hierbij ook op het betalen van parking via bedrijfsgsm's, voor zover dit toegelaten wordt.

Wenst u meer info betreffende de toekenning van forfaitaire bedragen? Stuur vandaag een mail naar info@hrcheckup.be of contacteer ons vrijblijvend op +32. 475 44 73 38