Dure telefoonrekening na de vakantie

Waar gebeurd verhaal:

Een werkgever ontvangt een dure telefoonrekening van een werknemer voor de maand juli. De kosten van de gesprekken, roaming en data gebruik in het buitenland lopen op tot meer dan 400 € voor één maand. De betrokken werknemer wordt hierover aangesproken, maar wijst elke schuld en te betalen eigen bijdrage resoluut af. Met als argument: "Ik was hier niet van op de hoogte, er is geen duidelijke policy over het gsm-gebruik in het buitenland". Of nog: "Ik werd opgebeld door klanten, ik moest toch voor hen bereikbaar blijven?"

Wetgeving:

Het is de werkgever die bepaalt in welke mate een bedrijfs-gsm of -smartphone door zijn werknemer gebruikt mag worden. In een overeenkomst kan de werkgever het gebruik ervan beperken tot loutere beroepsdoeleinden of verruimen voor privédoeleinden. Duidelijke afspraken vooraf op papier zijn echter onontbeerlijk. Denk maar aan het gebruik in het buitenland, het voordeel alle aard op het toestel, het al dan niet gebruik voor andere doeleinden (parkeren bv.), de vrijgave van het nummer, etc. Lees verder de tips voor de opmaak van een degelijke gsm-policy.

Tips:

• Afspraken voor in het buitenland:
  • Voorzie een meldingsplicht vooraf.
  • Leg een aantal beperkingen op voor het gebruik in het buitenland
  • Bv. het verplicht afzetten van de dataverbindingen in het buitenland (enkel wifi-gebruik toelaten).
  • Spreek af wie de kosten zal dragen voor de eigen gesprekken.
  • Voorzie via uw provider een tijdelijk lager buitenlands forfait.
  • Maak afspraken over het gebruik van de voicemail (bv. afwezigheidsmelding).
• Afspraken rond het algemeen en/of privégebruik:
  • Aanvaard u betaalspelletjes, downloaden van beltonen of andere betalende diensten?
  • Mag men het abonnement gebruiken voor het parkeren of het openbaar vervoer?
  • Wat mag men wel of niet downloaden of opslaan op het toestel?
  • Voorzie een verbod van gebruik door derden.
  • Voorzie in het algemeen een streng verbod op onrechtmatig gebruik van het toestel (stalking, zedenschending, verstoren van de openbare orde, derden benadelen,..)
  • Neem een formulering op dat de werkgever het recht heeft om de details van de facturen te bekijken, dan bent u in orde met de informatieplicht volgens de privacy-wetgeving.
  • Voorzie afspraken bij schade, diefstal of verlies van het toestel of toebehoren.
  • Verbod tot onbewaakt achterlaten van het toestel (bv. in de wagen).
  • Verplichting om handenvrij (of helemaal niet) te bellen tijdens het rijden.
  • In kmo's neemt men best al deze gsm-regels ook op in het arbeidsreglement.
  • Dit samen met de regels rond het gebruik van een privé-gsm op de werkvloer. U wenst toch geen Pokémon jagers te zien rondlopen tijdens de werkuren?
• Afspraken rond het voordeel alle aard (VAA):
  • Stel duidelijk hoeveel het bedrag voordeel alle aard bedraagt (minimaal 12,5 €).
  • Dat u niet verantwoordelijk bent voor eventuele fiscale of RSZ-wijzigingen.
  • Dat deze ook gelden bij schorsingen van de arbeidsovereenkomst, zolang men van het voordeel geniet.
  • Wist u dat men een voordeel alle aard ook netto kan verrekenen i.p.v. bruto?
  • Een manier om uw gsm-kosten te milderen.
  • Of als onderscheidend VAA tussen bv een goedkope Nokia en een dure Iphone.
  • Er mag ook geen overdreven wanverhouding bestaan tussen de mogelijkheden van het toestel (en dus ook de prijs ervan) en het beroepsgebruik ervan.
  • Voor een werknemer die enkel telefonisch bereikbaar moet zijn voor zijn werk, zou bv een Iphone met een VAA van 12,5 € niet aanvaard worden door de RSZ.
  • U kan ook overwegen om een budget voor de aankoop beschikbaar te stellen.
  • De werknemer kan dan het toestel zelf kiezen en de meerkost bijpassen.
  • Hij zal dan ook meer verantwoordelijk zijn voor schade, verlies of glasbreuk.
  • Leg dan wel standaarden op, anders wordt het synchroniseren met de beroepsgegevens een hele kluif voor uw IT-afdeling.
• Afspraken rond einde gebruik:
  • Voorzie een clausule einde contract (inclusief de teruggave van de accessoires).
  • Spreek vooraf goed af wie later het telefoonnummer mag houden of overnemen.
  • Voor sommige functies is het cruciaal dat het bedrijf eigenaar blijft van het telnr.
  • Voorzie ook dat een functiewijziging het gebruik van een gsm kan doen wijzigen.
  • Voorzie een regeling bij schorsingen van de arbeidsovereenkomst.
  • Dit ingeval (langdurige) ziekte, ouderschapsverlof, voltijds tijdskrediet, etc.
  • De betere regelingen voorzien hier een meer-traps systeem in de tijd gespreid.
  • Voorzie een verplichte melding hiervan aan de professionele bellers.
  
  
  

  Ziet u er tegenop om dat allemaal zelf in een uitgewerkte policy te gieten? Dankzij onze Hrcheckup-tool kunnen wij dat doen in een handomdraai, om maat en naar uw wensen. U kan ons vrijblijvend contacteren voor een Hrcheckup op +32. 475 44 73 38 of via info@hrcheckup.be.